Message Center ermöglicht es Führungskräften, E-Mail-Rundschreiben an Wähler zu senden - sowohl an Mitglieder als auch an Führungskräfte. Es verfügt über viele der Funktionen, die in den besten Kommunikationstools von Drittanbietern zu finden sind:

  • Einfach zu bedienender, visueller Nachrichten-Editor

  • Überwachung der Kampagnenleistung in Echtzeit

  • Öffnungs- und Click-Through-Tracking

  • Leistungsstarke E-Mail-Zustellung


Ihr Verband kann Message Center verwenden, um:

  • Senden Sie Programm-Updates an alle Ihre Mitglieder
  • Versenden von Sitzungsprotokollen und Berichten an Leiter und Mitglieder
  • Werben Sie für Mitgliedschafts- und Spendenaktionen
  • Verbessern Sie die Kommunikation mit Ihren Mitgliedern


Erste Schritte mit Message Center

Bevor Sie beginnen, gibt es ein paar Begriffe, die hilfreich sind, um sie zu verstehen:

  • Kampagne - Ein E-Mail-Broadcast, der gerade erstellt wird oder bereits an eine Empfängergruppe gesendet wurde. Kampagnen können einen Status von " Entwurf" oder " Gesendet" haben.

  • Zielgruppe - Die Zielgruppe von Empfängern für eine bestimmte Kampagne. Beispiele für verfügbare Zielgruppen sind "Alle aktiven Mitglieder", "Alle aktiven Führungskräfte" oder "Alle Ratsmitglieder".



Wie man eine Kampagne sendet

Es sind nur wenige Schritte nötig, um eine Kampagne mit Message Center zu versenden:

  1. Kampagne erstellen - Sie können eine neue leere Kampagne erstellen, indem Sie auf [Neue Kampagne erstellen] klicken ODER Sie können eine vorherige Kampagne als Ausgangspunkt verwenden, indem Sie auf [Aktionen] [Klonen] klicken.

    Wenn Sie eine Kampagne klonen, werden Name, Betreff, Inhalt und Zielgruppe der Kampagne in der neuen Kampagne dupliziert. Sie sollten zuerst den Namen der neuen Kampagne ändern und dann höchstwahrscheinlich den Inhalt vor dem Senden aktualisieren.

  2. Bearbeiten der Kampagne - Klicken Sie auf [Aktionen]...[Bearbeiten], um die Details der Kampagne zu bearbeiten.

    Jede Kampagne hat mehrere Einstellungen:
    • Kampagnenname - Der Name, mit dem die Verantwortlichen auf die Kampagne verweisen werden. Der Kampagnenname sollte leicht erkennbar sein, und Sie können eine einheitliche Namenskonvention verwenden, wie z. B.: '2019 / Mar / Mitglieder Update'.
       
    • Audience - Die Zielgruppe der Empfänger. Wählen Sie aus: 
      • Alle aktiven Mitglieder
      • Alle aktiven Leiter
      • Bei einigen Verbänden sind möglicherweise andere Zielgruppen in der Dropdown-Liste verfügbar.

    • Betreff - Die Betreffzeile, die die Empfänger in ihrem E-Mail-Posteingang sehen werden. Das Schreiben guter Betreffzeilen ist sowohl Kunst als auch Wissenschaft. Im Allgemeinen sollten diese prägnant und informativ sein und die Empfänger dazu bringen, Ihre Nachricht zu öffnen und zu lesen.

    • Reply-to - Eine Führungsperson, die Antworten erhält, wenn ein Empfänger auf die Kampagnen-E-Mail antwortet. Standardmäßig wird die Adresse "Keine Antwort" angegeben, sodass die Empfänger keine Möglichkeit haben, die Leiter zu erreichen.

    • Nachrichten-Editor - Dies ist der Inhalt Ihrer E-Mail. Er hat eine Standard-Kopfzeile, die den Namen und das Logo Ihrer Vereinigung enthält. Sie hat auch eine Standard-Fußzeile, die alle obligatorischen Informationen für die CAN-SPAM-Compliance enthält, sowie Links für die Empfänger, um ihre Benachrichtigungseinstellungen zu verwalten (und sich abzumelden).

      Die Nachricht kann formatierten Text, Bilder, Schaltflächen und HTML enthalten. Wenn Sie in den Inhalt klicken, können Sie jeden Abschnitt direkt bearbeiten oder mit den Werkzeugen auf der rechten Seite neue Abschnitte hinzufügen.

      Erfahren Sie mehr über den Nachrichten-Editor.

  3. Testen Sie die Kampagne - Sie sollten Kampagnen immer testen, bevor Sie sie versenden. Stellen Sie beim Testen sicher, dass der Inhalt richtig angezeigt wird, alle Bilder, Links und Schaltflächen an den richtigen Stellen klicken und keine Rechtschreib- oder Grammatikfehler vorhanden sind.

    Sie können testen, wie Ihre Nachricht angezeigt wird:
    • Klicken Sie auf [Vorschau im Browser] - Dadurch wird der Inhalt Ihrer Nachricht in einer neuen Registerkarte geöffnet und Sie können den Inhalt überprüfen.
    • Klicken Sie auf [Gesendeter Test] - dadurch wird die E-Mail sofort an Ihre E-Mail-Adresse gesendet, so dass Sie sie in Ihrem E-Mail-Programm in der Vorschau anzeigen können.

  4. Die Kampagne senden - Klicken Sie auf [Senden], um die Kampagne an alle Empfänger zu senden. Sobald Sie diesen Schritt abgeschlossen haben, ist die Kampagne nicht mehr bearbeitbar. Sie können sofort den Status der Kampagne einschließlich des Sendefortschritts - Sendungen sowie Öffnungen und Klicks - einsehen.

    Die Sendungen, Öffnungen und Klicks werden alle paar Sekunden aktualisiert, wenn Sie die E-Mail-Kampagnenseite betrachten. Von der Kampagnenliste aus gelangen Sie zu den Kampagnendetails, indem Sie auf [Aktionen]...[Ansicht] klicken.

    Wenn Sie eine Kampagne versenden, wird Ihr Guthaben an TOTEM Credits von der Anzahl der Empfänger abgezogen. Wenn Ihr Vereinskonto nicht über genügend Credits verfügt, um die E-Mail zu versenden, können Sie auf die Schaltfläche [Credits kaufen] klicken, um Ihrem Vereinskonto weitere Credits hinzuzufügen, und dann erneut auf [Senden] klicken.


Glossar der Begriffe

  • Kampagne - Ein E-Mail-Broadcast, der gerade erstellt wird oder bereits an eine Gruppe von Empfängern gesendet wurde.  
  • Zielgruppe - Die Zielgruppe von Empfängern für eine bestimmte Kampagne.
  • Öffnet - Tritt ein, wenn ein Empfänger eine Kampagnen-E-Mail in seinem E-Mail-Client öffnet.
  • Klicks - Tritt auf, wenn ein Empfänger auf einen in einer Kampagnen-E-Mail enthaltenen Link klickt.
  • Sendungen - Wie viele Empfänger für die ausgewählte Zielgruppe die Kampagne erhalten haben.
  • Öffnungsrate - Prozentualer Anteil der Empfänger, die die E-Mail in ihrem Client geöffnet haben.
  • Click-through-rate (CTR) - Prozentualer Anteil der Empfänger, die einen Link in einer E-Mail angeklickt haben.


Nachrichten-Center FAQ

  • F: Wie viele TOTEM Credits werden für den Versand einer Kampagne benötigt?
    Sie benötigen 1 Credit für jeden Empfänger einer Kampagne. Wenn Sie z. B. E-Mails an 500 Empfänger versenden möchten, benötigen Sie mindestens 500 TOTEM-Credits in Ihrem Vereinskonto.

  • F: Wie kann ich Anhänge hinzufügen?
    Um Anhänge in eine E-Mail einzufügen, sollten Sie einen kostenlosen Dienst wie Dropbox verwenden. Speichern Sie den Anhang in Ihrem Dropbox-Ordner, klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie "Dropbox-Link kopieren". Geben Sie im Nachrichteneditor den Namen Ihres Anhangs ein, z. B. "March Meeting Minutes", markieren Sie den Text, klicken Sie dann auf das Link-Symbol und fügen Sie den Dropbox-Link als Link ein (STRG-V).

       

           Erfahren Sie mehr über Anhänge

Das Verknüpfen mit Anhängen in einem freigegebenen Ordner spart eine enorme Menge an Bandbreite, aber noch wichtiger ist, dass viele Empfänger E-Mails blockieren oder als SPAM markieren lassen, wenn E-Mails Word-Dokumente, PDFs oder andere Dateitypen enthalten. Links sollten niemals blockiert werden.